Un acheteur peut se rétracter pendant 10 jours, mais ce délai ne part qu’avec les bons documents.
Quels documents de copropriété faut-il fournir selon la loi Alur ? On les passe en revue, pour que rien ne vous échappe.
Quels documents de copropriété remettre à l’acquéreur ?
Les documents qui décrivent l’immeuble
Vous vendez un appartement, un local ou un autre lot dans une copropriété à usage d’habitation ? Vous devez remettre à l’acquéreur plusieurs documents sur l’immeuble. Au plus tard, ils doivent être remis le jour de la signature de la promesse de vente.
- La fiche synthétique : elle résume l’organisation de la copropriété, son fonctionnement, ses caractéristiques techniques et sa situation financière.
- Le règlement de copropriété : il fixe les règles d’utilisation des parties privatives et communes, ainsi que la répartition des charges.
- L’état descriptif de division : il identifie chaque lot, son numéro, sa description et sa quote-part de parties communes, exprimée en tantièmes (c’est la part de l’immeuble qui vous revient, en quelque sorte).
- Les actes modificatifs publiés : ils complètent le règlement ou l’état descriptif quand la copropriété a changé depuis leur rédaction.
Le dossier comprend aussi des éléments sur la gestion et les travaux de l’immeuble :
- Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années : vous y trouvez les travaux votés, les budgets, les procédures en cours et les décisions qui peuvent concerner l’acquéreur.
- Le carnet d’entretien : il rassemble les informations utiles sur la maintenance de l’immeuble, les travaux réalisés et les contrats d’entretien.
- Le diagnostic technique global, s’il existe : ce DTG, c’est une analyse de l’état général de l’immeuble, qui présente notamment les travaux nécessaires.
- Le plan pluriannuel de travaux ou son projet : il indique les travaux que la copropriété prévoit sur plusieurs années.
- La notice d’information : elle explique les droits et obligations des copropriétaires et le fonctionnement du syndicat.
Le dossier peut être transmis sur papier, par courrier, en main propre ou par voie électronique. Pour un envoi par courriel ou sur clé USB, l’acquéreur doit accepter par écrit ce mode de transmission. Gardez la preuve de cet accord, ainsi que la liste des fichiers remis.
Les informations financières du lot
La vente doit aussi donner à l’acquéreur une image des charges et des dettes liées à la copropriété. Elle porte sur les deux exercices comptables qui précèdent la vente.
- Les charges courantes payées par le vendeur : elles correspondent aux dépenses prévues au budget prévisionnel, comme l’entretien, le ménage ou l’électricité des parties communes.
- Les charges hors budget prévisionnel : elles concernent notamment les travaux et les dépenses exceptionnelles.
- Les sommes que le vendeur peut encore devoir au syndicat : provisions exigibles, charges impayées ou certaines avances.
- Les sommes susceptibles d’être dues par l’acquéreur : une avance de trésorerie à reconstituer, ou des provisions qui deviendront exigibles après la vente.
Le dossier renseigne aussi sur les dettes de la copropriété et sur son fonds de travaux :
- L’état global des impayés de la copropriété : il montre le niveau général des charges non réglées par les copropriétaires.
- La dette du syndicat envers les fournisseurs : par exemple les entreprises de chauffage, d’électricité, de nettoyage ou de travaux.
- La part du fonds de travaux rattachée au lot, lorsqu’un tel fonds existe.
- Le montant de la dernière cotisation au fonds de travaux versée par le vendeur.
Le fonds de travaux finance les travaux futurs de la copropriété. Sa présence ne veut pas dire que l’acquéreur récupère la somme versée par le vendeur. Le document sert surtout à mesurer la situation financière du lot. Il montre aussi les dépenses qui peuvent suivre la vente.
Une exception existe. Elle concerne les copropriétés soumises au régime comptable du deuxième alinéa de l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965. Dans ce cas, pas besoin d’annexer à la promesse ou à l’acte les sommes dues par le vendeur. L’état global des impayés et des dettes fournisseurs n’est pas non plus à joindre.
Quels documents de vente fournir en plus du dossier de copropriété ?
Les diagnostics et les mentions de l’annonce
Le dossier de copropriété ne suffit pas. Vous devez aussi remettre le dossier de diagnostic technique, ou DDT. Il regroupe les contrôles liés au logement et à son environnement. Il accompagne la promesse de vente ou, à défaut, le projet d’acte authentique.
Selon les caractéristiques du logement, le dossier peut comprendre :
- Le diagnostic de performance énergétique : le DPE estime la consommation d’énergie et les émissions de gaz à effet de serre.
- Le constat de risque d’exposition au plomb : il concerne notamment les logements construits avant 1949.
- Le diagnostic amiante : il recherche la présence de matériaux ou de produits contenant de l’amiante.
- L’état de l’installation intérieure d’électricité : il s’applique quand l’installation privative a plus de 15 ans.
- L’état de l’installation intérieure de gaz : même règle d’ancienneté de 15 ans.
- L’état relatif aux termites : il est requis si le logement se trouve dans une zone concernée par un arrêté.
Selon la localisation et la configuration de l’immeuble, il peut aussi inclure :
- L’état des risques et pollutions : il présente les risques naturels, miniers, technologiques, sismiques ou liés au radon.
- L’état des nuisances sonores aériennes : il concerne les logements situés dans une zone couverte par un plan d’exposition au bruit.
- L’information sur le risque de mérule : elle concerne les secteurs identifiés par arrêté préfectoral.
- Le carnet d’information du logement, quand il existe : il regroupe les informations sur certains travaux de construction ou de rénovation énergétique.
- Le diagnostic d’assainissement, quand la copropriété n’est pas raccordée au réseau public.
La superficie privative du lot, mesurée selon la loi Carrez, doit figurer dans la promesse et dans l’acte. Elle porte sur la partie privative d’une hauteur d’au moins 1,80 mètre. Elle exclut les caves, garages et emplacements de stationnement.
Attention : une erreur de mesurage peut peser sur le prix. Si la superficie réelle est inférieure de plus de 5 % à celle indiquée, l’acquéreur peut demander une baisse proportionnelle du prix. Un mètre carré annoncé en trop n’est pas un détail.
L’annonce immobilière mentionne déjà le montant moyen annuel de la quote-part du budget prévisionnel payé par le vendeur, ainsi que l’existence éventuelle d’une procédure liée aux difficultés financières de la copropriété.
L’état des risques doit être remis dès la première visite si le logement se trouve dans une zone concernée. Ce document n’attend pas la promesse. Il informe l’acquéreur avant qu’il s’engage.
L’état daté et le certificat du syndic
L’état daté se présente en trois parties :
- Les sommes dues par le vendeur : provisions exigibles, charges impayées, dépenses hors budget, avances de trésorerie et, le cas échéant, échéances d’un emprunt collectif.
- Les sommes dues par le syndicat au vendeur : avances ou provisions qui doivent lui revenir.
- Les sommes qui pourront être à la charge de l’acquéreur : provisions non encore exigibles, reconstitution d’une avance ou dépenses prévues après la vente.
Le syndic facture l’état daté au vendeur, dans la limite de 380 € TTC pour son établissement. Ce plafond vaut pour l’ensemble de la vente, même si plusieurs lots sont vendus ensemble, comme un appartement et une place de parking.
Le certificat du syndic est différent. Il doit dater de moins d’un mois. Il atteste que le vendeur n’a pas de dette envers le syndicat. Le syndic le transmet au notaire.
Dans les 15 jours suivant le transfert de propriété constaté par l’acte authentique, le notaire informe le syndic du changement de propriétaire.
En cas de dette, le syndic peut faire opposition au versement du prix de vente pour obtenir le paiement des sommes dues. Demandez rapidement un relevé de votre situation. Réglez les sommes exigibles avant la signature et contestez séparément celles qui vous semblent injustifiées.
À qui et à quel moment remettre les documents ?
La signature de la promesse
La remise vous revient, avec l’aide du notaire ou de l’agent immobilier quand un professionnel intervient. Le syndic fournit certains documents : la fiche synthétique, le carnet d’entretien et l’état daté. Mais il ne remet pas tout le dossier à votre place.
En pratique, préparez le dossier dès la mise en vente, en cinq étapes :
- Demandez au syndic la fiche synthétique et les documents actualisés.
- Récupérez les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales.
- Vérifiez la validité des diagnostics.
- Faites mesurer la superficie privative si le mesurage disponible est ancien ou incertain.
- Transmettez les documents au notaire avant la rédaction de la promesse.
La plupart des documents doivent être remis au plus tard le jour de la signature de la promesse. Cela vaut pour un compromis comme pour une promesse unilatérale. Avec la promesse unilatérale, le vendeur peut vendre pendant une durée définie. Le compromis, lui, engage les deux parties sous réserve de ses conditions.
L’acquéreur dispose en principe d’un délai de rétractation de 10 jours. Ce délai ne commence pas tant qu’il n’a pas reçu les principaux documents de copropriété et les informations financières exigées. Il court à partir du lendemain de leur réception.
Les documents qui conditionnent le départ du délai comprennent notamment :
- La fiche synthétique.
- Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.
- Les actes modificatifs publiés.
- Les informations sur les impayés et les dettes fournisseurs.
Si vous signez la promesse devant notaire, l’acte atteste en général la remise des documents. Pour une promesse sous signature privée, demandez à l’acquéreur un écrit daté et signé de sa main. Cet écrit prouve la date de réception.
Les autres formes de vente
La signature d’une promesse n’est pas obligatoire. Quand la vente se fait directement par acte authentique, le notaire remet un projet d’acte. Il y joint les documents de copropriété et le dossier de diagnostic technique.
L’acquéreur bénéficie alors d’un délai de réflexion d’au moins 10 jours avant la signature. Si les documents ne lui ont pas encore été remis, ce délai commence le lendemain de leur réception.
La remise peut se faire par courrier, en main propre ou par voie électronique. Pour un courriel, un espace sécurisé ou une clé USB, obtenez l’accord écrit de l’acquéreur. Notez la date et les fichiers transmis. Un dossier envoyé sans preuve est difficile à défendre.
Quelles exceptions s’appliquent selon l’acquéreur ou le lot vendu ?
Vous vendez un lot à un acquéreur déjà copropriétaire dans le même immeuble ? Certains documents relatifs à l’organisation générale de la copropriété ne sont alors pas exigés. Vous lui remettez toutefois les informations financières et le dossier de diagnostic technique.
Cette exception suppose que l’acquéreur soit déjà copropriétaire dans cette copropriété. Habiter l’immeuble comme locataire ne suffit pas. Faites vérifier ce point par le notaire avant de retirer des pièces du dossier.
Un lot annexe, comme une place de stationnement ou une cave, suit aussi un régime particulier.
Pour un lot annexe vendu seul, certains documents ne sont pas exigés :
- les procès-verbaux des assemblées générales
- le carnet d’entretien
- la notice d’information
- certains documents généraux
Le dossier n’est jamais une simple formalité à expédier. Il conditionne le délai de rétractation de l’acquéreur, donc le moment où la vente peut vraiment se figer. Avant de signer, demandez au notaire de contrôler la liste pièce par pièce.
